Office Manager/ka

Do pražského Back Office týmu v Datamole hledám Office managera / Office managerku.

Naše kancelář na Vítězném náměstí v Dejvicích je místo, kde se toho děje hodně: potkáváme se, snídáme, soustředěně pracujeme a pak zase zpomalíme. 

Hledám člověka, který zařídí, aby tu kolegové měli všechno, co k práci potřebují, a klidně to posune o kus dál po svém. Ta správná osoba by měla mít ráda pořádek v kalendáři, v objednávkách i ve skladu. Měla by dotahovat věci do konce a kancelář pro ni není jen místo se stoly, ale prostor, který má fungovat. A když funguje, lidé si toho často ani nevšimnou. Přesně o to jde.

Budeš součástí Back Office týmu, který propojuje HR, IT, Office a Facility. Každý člen má jinou roli, ale táhneme za jeden provaz, a když je potřeba, zaskočíme jeden za druhého.

Co budeš mít na starost:

• Denní chod kanceláře: zásoby, kurýři, návštěvy, komunikace s dodavateli.
• Objednávky, provozní faktury a podklady pro účetní.
• Plánování a hlídání rozpočtu Office managementu.
• Vedení office asistentky, která ti pomůže s každodenní agendou.
• Služební cesty (letenky, hotely, pojištění) a péče o zahraniční návštěvy.
• Podpora CEO v běžné agendě: objednávky, služebky a podobně.
• Správa společných prostor a vybavení: meeting roomy, firemní byt, rezervační kalendáře.
• Aktualizace interních předpisů a dokumentů.
• Organizace firemních akcí ve spolupráci s HR: snídaně, vánoční večírek, teambuildingy, menší eventy.
• Drobnosti, které dělají rozdíl, třeba zmrzlina v létě nebo tematické dny.
• Zlepšování chodu kanceláře i procesů. Pokud něco nefunguje, očekáváme, že to budeš chtít změnit.
• Interní komunikace ke „tvým“ oblastem a aktivitám.
• Úzká spolupráce s Facility managerem.
• Reporting Head of Back Office.

Co bys měl/a mít za sebou a umět:

• Ideálně alespoň 2 roky praxe na podobné pozici ve firmě s 50+ lidmi.
• Angličtinu slovem i písmem. Prostředí máme mezinárodní.
• Samostatnost, pečlivost a schopnost věci nejen rozjet, ale i dotáhnout.
• Excel, Word a Google Workspace ti nejsou cizí.
• Zkušenosti s jednáním s dodavateli a zajišťováním provozu.
• V nových situacích se neztratíš, přemýšlíš v souvislostech a nebojíš se ozvat.
• Zkušenosti s organizací akcí. Víš, že dobrá akce se nedělá v den D, ale týdny předem.
• Záleží ti na tom, aby se lidé v kanceláři cítili dobře, a víš, jak to prakticky zařídit.